Programy si ukládají data do souborů. Dopis napsaný programem MS Word můžete uložit do souboru „dopis.doc“. Představte si. že tento soubor budete chtít někomu poslat. Ale pozor, může si jej přečíst pouze majitel platné licence na program MS Word. Adresát, kterému tento dopis pošlete si musí tento program nejdříve koupit. Formát .doc není otevřeným formátem, jeho přesnou specifikaci zná pouze firma Microsoft. Pokud nějaké jiné programy umí s tímto formátem pracovat, je to proto, že programátoři rozluštili jeho strukturu.

Pokud by jste tentýž dopis uložili například ve formátu webové stránky s příponou .html, nebo jako obyčejný text s příponou .txt, bude jej možné číst i na počítači, kde není nainstalován řádně zakoupený program MS Word. Textové soubory jsou (už ze své podstaty) otevřené formáty.

Výměna dat je základem dnešní informační společnosti. Je špatné, aby veřejné dokumenty byly zveřejňovány ve formátech vázaných na zakoupení určitého software. Řešením je používat otevřené formáty. Programátoři vědí, jak jsou v nich data uložena a mohou podle toho snadno naprogramovat aplikaci, která s nimi bude pracovat. Uživatel si může vybrat pro práci se soubory program, jaký mu vyhovuje.

Uzavřené formáty znesnadňují výměnu dat. Užívání uzavřených formátů může vést ke vzniku monopolního postavení na určitém trhu (například trh kancelářských balíků). Používaní otevřených formátů posiluje konkurenční prostředí ve vývoji software. Podpora otevřených formátů je nezbytným krokem k ochraně zdravého trhu se softwarem.