HK = Hlavní kancelář
PSZ = Předsednictvo Strany zelených
ÚRK = Ústřední revizní komise
GSZ = groupeware Strany zelených
SZ = Strana zelených

Všeobecné požadavky

• GSZ musí být velice dobře zabezpečen proti neoprávněnému vniknutí.
• GSZ nesmí umožňovat anonymní vkládání či editaci záznamů.
• GSZ musí umožňovat efektivní práci HK, což znamená, že by měl být nainstalován na serveru, na který má HK přímý přístup.
  
• GSZ by měl umožňovat přidávání nových políček, kategorií, apod.
• GSZ by měl umožňovat import a export dat.
  
• GSZ by měl být naprogramován pod některou otevřenou licencí.
• GSZ by bylo dobré postavit na již existujícím groupewarovém programu a jeho úpravy provádět tak, aby byl možný přechod na nové verze tohoto programu, tzn. nové funkce zakomponovat do tohoto programu a při programování se držet charakteru programu a zvyklostí dané skupiny programátorů.

Úkoly pro dodavatele GSZ

1. Výběr vhodné aplikace
   
2. Počeštění programu
3. Doprogramování pro potřeby SZ
4. Instalace programu
5. Import databáze členů do GSZ
6. Zaškolení nejdůležitějších uživatelů (HK + zájemci z PSZ, ÚRK, zástupců organizací)
   
7. Následná údržba, servis a průběžné vylepšování

Vlastnosti GSZ

1. Databáze členů

• Databáze členů je zároveň databází uživatelů GSZ.
• Záznamy v databázi členů musí být kriptovány.
  
• Databáze by měla umožňovat vytváření uživatelských náhledů (např. seznam lidí s (ne)zaplacenými příspěvky - pouze políčka jméno a příspěvky v jednotlivých letech).
• Databáze by měla být odolná vůči vzniku duplicit (např. číslo členského průkazu, rodné číslo, apod. musí být jedinečné).
• Databáze musí zaznamenávat datum vzniku a datum poslední změny záznamu.
• Velmi užitečná by byla možnost logování změn záznamu, doplněná o možnosti prohlížet starší verze záznamu, vracet provedené změny, apod.
  
• Kontakty by měly umožňovat skupinové operace:
• rozeslání e-mailu na více adres,
• vytváření souhrnů (např. množství zaplacených příspěvků v jednotlivých ZO).
  
• Pro členy bydlící v jedné domácnosti by mělo být umožněno sloučení adres (Paní a pan ..., ulice, č. popisné, město, PSČ,...) - tak aby při rozesílání dopisů bylo možné poslat všechny informace v jedné obálce.
  
• U databáze členů musí být předpřipraveny tiskové sestavy pro tisk:
• adres na dopisnice,
• adres na štítky,
• seznamů členů, apod.
• tyto sestavy musí být možné hromadně tisknout podle nastaveného filtru (např. pro každou ZO vytisknout seznam členů se základími informacemi).
  

Práva

• HK má právo prohlížet, editovat, přidávat, mazat všechny záznamy.
• Zástupci organizací mají právo prohlížet záznamy členů jejich organizace - případně editovat některé položky.
• Členové mají právo prohlížet svůj záznam - případně editovat některé položky.

Kategorie

Záznamy je možné třídit dle:

• regionu,
• organizace,
• odbornosti / zaměření.
  

2. Kontakty

• Kontakty by měly umožňovat skupinové operace:
• rozeslání e-mailu na více adres
• U telefonních čísel by bylo zajímavé umožnit při poklepání vytočení příslušného čísla.
  
• U databáze členů musí být předpřipraveny tiskové sestavy pro tisk:
• adres na dopisnice,
• adres na štítky,
• seznamy ontaktů, apod.
  

Práva

• Pouze HK, PZS a ÚRK má právo vkládat všeobecné kontakty.
  
• Každý člen SZ má právo vkládat do GSZ soukromé kontakty a kontakty pro ty skupiny, jichž je členem.

Kategorie

Záznamy je možné třídit dle:

• regionu,
• odbornosti / zaměření,
• typu kontaktu (novinář - noviny, časopis, TV,..., odborník, politik - US, ČSSD,... , aktivista,...).

3. Zprávy

Zprávy by měly být automaticky zasílány na e-maily členů organizací, skupin, apod., kterých se týkají.

Práva

• Zprávy pro všechny členy SZ mají právo do GSZ vkládat / editovat / mazat pouze HK, PSZ a ÚRK.
• Zprávy pro členy organizací má právo / editovat / mazat vkládat do GSZ pouze zvolený zástupce dané organizace.

Kategorie

Záznamy je možné třídit dle:

• regionu,
• odbornosti / zaměření,
• organizace.

4. Kalendář

• Kalendář by měl umožňovat skupinové operace:
• rozeslání e-mailu ve stanovenou dobu (např. den před začátkem akce) na e-mailové adresy skupin členů (kontaktů), kterých se akce týká,
  

Práva

• Informace o akcích pro všechny členy SZ mají právo do GSZ vkládat / editovat / mazat pouze HK, PSZ a ÚRK.
• Informace o akcích pro členy organizací má právo / editovat / mazat vkládat do GSZ pouze zvolený zástupce dané organizace.
• Každý člen SZ má právo vkládat do GSZ soukromé informace o akcích.
  

Kategorie

Záznamy je možné třídit dle:

• regionu,
• organizace,
• zeměření,
• typu akce (schůze, seminář, přednáška,...).

5. Úkoly

Práva

• Všeobecné úkoly má právo vkládat / editovat / mazat pouze HK, PSZ a ÚRK.
• Úkoly na úrovni organizací má právo vkládat / editovat / mazat pouze zvolený zástupce dané organizace.
• Každý člen SZ má právo vkládat / editovat / mazat osobní úkoly.

Kategorie

Záznamy je možné třídit dle:

• regionu,
• odbornosti / zaměření,
• typu kontaktu (novinář - noviny, časopis, TV,..., odborník, politik - US, ČSSD,... , aktivista,...).

6. Projekty

Práva

• Všeobecné projekty má právo zakládat / mazat pouze HK, PSZ a ÚRK.
• Projekty na úrovni organizací má právo zakládat / mazat pouze zvolený zástupce dané organizace.

7. Dokumenty

Práva

• Všeobecné oficiální dokumenty má právo do GSZ vkládat / mazat pouze HK, PSZ a ÚRK.
• Oficiální dokumenty na úrovni organizací má právo vkládat / mazat do GSZ pouze zvolený zástupce dané organizace.
  
• Každý člen SZ může do GSZ vkládat pracovní či informační dokumenty.
• GSZ by měl umožňovat společnou práci na dokumentech, tzv. wiki.
• Wiki však nesmí umožňovat anonymní editaci dokumentů.

8. Evidence písemností

Evidence písemností by měla zajistit přehled písemností ve všech organizacích SZ. Evidence by měla umožňovat i vkládání kopií příslušných dokumentů v elektronické podobě. (Více informací je možné nalézt v dokumentu Spisový řád Strany zelených).

Kategorie

Záznamy je možné třídit dle:

• organizace,
• typu písemnosti (korespondence, spis, evidenční pomůcka, výkaz, přehled, tabulková sestava, projektová dokumentace, nákres, výkres, propočet, diagram, grafikon, mapa, fotografie, film, zvukový záznam, obrazový záznam, program, apod.).

Práva

• Záznamy v evidenci má právo přidávat / měnit / mazat pouze zvolený zástupce dané organizace.
• Prohlížet všechny záznamy má právo každý člen SZ.
  

9. Diskuse

Práva

• Všichni zvolení zástupci organizací SZ mohou zakládat diskusní fóra.
• Každý člen může vkládat příspěvky do libovolného diskusního fóra
  
• Příspěvky může editovat / mazat pouze autor, zakladatel daného fóra a administrátor GSZ.

10. Ankety

• Ankety by měly mít libovolný počet dotazů s možností výběru různých způsobů odpovědí - textové pole pro odpověď, zaškrtávací políčka s možností volby několika možností, přepínač (rádiové políčko) pro výběr jedné odpovědi, číselné vyjádření odpovědi (1-5, 1-10, apod.).
• Ankety by měly umožňovat vkládání podmínek (pokud na dotaz A byla odpověď Aa, tak následuje dotaz B, když byla odpověď Ab, tak následuje dotaz C,...).
• Ankety by měly umožňovat volbu metody vyhodnocování:
• počet účastníků ankety, zastoupení žen, mužů, věkových kategorií, apod. - dle možností vytažení těchto údajů z osobních profilů,
• u číselných odpovědí průměr, nejčastější hodnota, minimum, maximum, směrodatná odchylka, rozptyl, interval spolehlivosti, apod.,
• u výběrů počet voleb pro jednotlivé možnosti včetně procentuálního vyjádření,
• u textových odpovědí seznam odpovědí.

Práva

• Každý člen SZ může zakládat ankety a přispívat do nich.
• Ankety a jednotlivé příspěvky může editovat / mazat pouze autor a administrátor GSZ.

11. Odkazy

Práva

• Odkazy pro všechny členy SZ mají právo do GSZ vkládat / editovat / mazat pouze HK, PSZ a ÚRK.
• Odkazy pro členy organizací mají právo vkládat / editovat / mazat do GSZ všichni členové dané organizace.

12. E-mail

• Při příchodu e-mailu z adresy, která je v databázi kontaktů nebo členů (musí však zároveň jít o záznam, který má dotyčný člověk právo prohlížet), by se mělo vytvořit propojení, takže u e-mailu by se objevoval odkaz na kontakt a u kontaktu odkaz na všechny e-maily z příslušné adresy (adres).
  
• Každý člen SZ bude moci v GSZ mít vlastní e-mailový účet.
• GSZ by měl umožňovat rovněž stahování a posílání e-mailů prostřednictvím POP3, SMTP, IMAP.

Ukázky možných groupewarových programů

• AxisGroupeware - demo
• more.groupeware - náhledy, demo
  
• Obliquid - přehled
• Webo - demo
• TUTOS - demo
• dotProject - demo; Username: admin, Password: admin
• OpenSource Groupeare - náhledy
• NullLogic - náhledy
• CK-Ledger - demo
• phpGroupWare - náhled

Výhody groupeware (oproti desktopové databázi)

• nezávislost na dodavateli
• možnost využívání bez licenčních omezení
• záruka dalšího rozvoje programu
• možnost zajištění přístupu přes Internet
• nezávislost na operačním systému
• naprogramované věci budou svobodně využitelné i dalšími organizacemi

Nevýhody groupeware

• při využití možnosti přístupu přes Internet je nutné velmi pečlivě hlídat bezpečnost
  
• programování je omezeno charakterem vybraného projektu, kterému by se musí přizpůsobovat
• nižší záruky funkčnosti oproti komerčnímu software
• zvolený program je sice možné začít využívat okamžitě, ale aby vyhovoval potřebám SZ, tak bude nutné nejprve doprogramovat potřebné funkce / moduly